Nama kelompok : Futakayoo ( Futari Kanojo Yonin Otoko )
Ketua : Indra Achmadi F1B007038
Anggota : Iyan Deriyana F1B007034
Rio Hendra W. F1B007035
Wahyu Kusumawardani F1B007036
Audrey Caroline F1B007037
Candra Adhi W.W. F1B007040
Motto : Bekerja lebih cepat dan berdaya guna
Judul bab : Meluluhlantakkan Kompleksitas dan Bekerja Lebih Cepat
Mengapa, apa, siapa,kapan, dimana, bagaimana? What, where, when, who, why and how.
Salah satu mata kuliah pilihan yang disediakan oleh jurusan Ilmu Administrasi Negara bagi mahasiswanya adalah mata kuliah Pengembangan Organisasi. Mata Kuliah ini memiliki tujuan untuk dapat memberikan pemahaman kepada mahasiswa mengenai pernmasalahan yang di hadapi oleh organisasi pada masa kini; memahami pentingnya pengembangan bagi suatu organisasi; serta mengetahui berbagai strategi yang dapat dilakukan oleh organisasi dalam melakukan pengembangan dan perubahan. Dosen pengampu mata kuliah Pengembangan Organisasi adalah Simin M.Si. dan Dr. Ali Rokhman, Ph.D, M.Si.
Selain pemberian ceramah oleh dosen, untuk lebih memudahkan mahasiswa memahami mata kuliah ini maka diberikanlah tugas terstruktur, yaitu review buku yang berjudul ChanGe ! yang di tulis oleh Rhenald Kasali, yang sebelumnya juga salah satu bukunya telah kami resume bersama pak Simin yaitu Re-code Your DNA. Untuk lebih memudahkan dalam mereview buku tersebut maka dibentuklah kelompok-kelompok kecil, yang masing-masing kelompok beranggotakan maksimal enam mahasiswa. Pembagian tersebut didasarkan pada urutan absen. Masing-masing kelompok mendapat satu bab yang ada di dalam buku itu untuk di review.
Berdasarkan atas pembagian kelompok itu, maka terbentuklah empat belas kelompok. Salah satunya adalah kelompok delapan yang beranggotakan enam mahasiswa, yaitu:
1. Iyan Deriyana (F1B007034)
2. Rio Hendra W (F1B007035)
3. Wahyu Kusumawardani (F1B007036)
4. Audrey Caroline (F1B007037)
5. Indra Ahmadi (F1B007038)
6. Candra Adi W (F1B007040)
Kelompok delapan mendapat jatah tugas untuk mereview bab delapan yang berjudul “Meluluhlantakkan Kompleksitas dan Bekerja Lebih Cepat”. Dengan adanya ketentuan bahwa setiap kelompok harus memiliki nama dan motto tersendiri juga memiliki blog untuk mem-publish-kan hasil, kami sepakat memberikan nama kelompok ini adalah Futakayoo yang berasal dari singkatan bahasa Jepang, Futari Kanojo Yonin Otoko yang berarti dua perempuan empat laki-laki karena memang anggota kelompok kami terdiri dari dua perempuan dan empat laki-laki. Salah satu motivasi kelompok kami mengambil nama tersebut sebab dosen pengampu mata kuliah ini pernah tinggal dan menyukai Jepang. Lalu kami mengambil motto yang berasal dari bagian materi yang kami review yaitu mengenai bekerja lebih cepat dan disamping dengan itu hasil kerja pun harus bermanfaat, sehingga menjadi “Bekerja lebih cepat dan berdaya guna”. Untuk urusan blog, diserahkan kepada ketua dalam pembuatan dan pengurusannya, sesuai dari nana kelompok tadi, nama blog kami adalah http://futakayoo.blogspot.com.
Untuk lebih memudahkan dalam mereivew bab tersebut, kelompok kami menggunakan sistem bagi tugas. Setiap mahasiswa mendapatkan minimal empat halaman atau dua sub bab yang harus direview dan memberikan hasil kerjanya kepada ketua dalam bentuk softcopy. Kemudian hasil dari review masing-masing mahasiswa itu didiskusikan kembali dalam diskusi kelompok. Hasil diskusi itulah yang menjadi hasil akhir, yang nantinya akan dipresentasikan dalam kelas.
Selain dipresentasikan di depan kelas, tugas ini juga diharuskan untuk di up-load ke blog masing-masing kelompok. Pembuatan blog ini memang menjadi salah satu ketentuan tugas wajib yang diberikan oleh dosen pengampu mata kuliah ini. Tujuan dari pembuatan blog ini adalah untuk memudahkan mahasiswa meng-upload tugas kelompok lain. Blog ini juga menjadi sarana diskusi antar mahaiswa dengan mahasiswa atau antara mahasiswa dengan dosen di luar kegiatan perkuliahan.
Banyak kendala yang dihadapi kelompok ini dalam penyelesaian tugas ini. Awal pemberian tugas ini terdapat misscommunication antar anggota kelompok, sehingga ada anggota yang tidak tahu mengenai pembagian tugas. Kelompok ini juga mengalami kebingungan dalam menentukan nama kelompok. Misscommunication juga berakibat pada sulitnya diskusi kelompok. Selain itu, terkendala juga dalam meng-upload hasil review ke dalam blog kelompok, terlebih dengan ramainya aktifitas penggunaan hotspot untuk internet di kampus.
Jumat, 29 Mei 2009
MELULUHLANTAKKAN KOMPLEKSITAS DAN BEKERJA LEBIH CEPAT
Untuk membuat organisasi kompleks bergerak simple dan cepat, pertama-tama dibutuhkan orang-orang yang berani berfikir dan bertindak simple.
1. Orang-orang Pintar Berfikir Simpel
Sebagian orang berfikir, kalau ia mau dinilai cerdas maka ia harus bisa menyajikan susuatu secara kompleks dengan menyampaikan hal-hal yang sulit dimengerti orang lain. Sikap seperti ini tentu tidak sepenuhnya benar. Kalau ini dibiarkan berlangsung terus menerus, organisasi akan lambat bergerak dan berubah menjadi kompleks. Orang akan takut mengambil keputusan, sulit melihat sesuatu dengan jelas, yang ditandai dengan penambahan keruwetan.
2. Simplisitas dan Upaya Menciptakan Keunggulan Daya Saing
Tentu saja simplisitas selalu mengundang ujian. Para penganutnya sering dituding sebagai “simplistic” alias tidak cerdas, atau terlalu simple. “ Mereka kurang elagan, mengabaikan citra, dan terlalu mengutamakan pasar,” demikian kritik dari kalangan penganut kompleksitas.
Gejala kekuatan simplisitas sekarang merebak kemana-mana, karena diyakini simplisitas merupakan alat yang penting untuk memperoleh posisi daya saing. Jensen (2000) percaya bahwa “simplisitas selalu dapat membantu manusia bekerja lebih cerdas (smart working).
Jensen (2000) menjelaskan pemikirannya, bagaimana simplicity lebih mepermudah pelaku-pelaku usaha dan para eksekutif melekukan perubahan.
Manusia dapat melakukan navigasi lebih mudah bila dapat bersaing dengan “clarity”. Clarity berarti kejernihan, yaitu kejelasan dalam berbagai hal. Banyak eksekutif yang tidak bekerja dengan “clarity”. Padahal ia harus melakukan pekerjaan bersama-sama dengan orang lain (getting things done though others). Ketika bekerja sama, seseorang harus bisa menunjukkan dengan jelas apa yang harus dikerjakan, dan sebaliknya, yang diajak bekerja sama harus mengerti apa-apa saja yang harus dikerjakan. Celakanya, banyak orang gagal memfokuskan tindakannya pada the right thing. Akibatnya, ia menghabiskan banyak waktu secara sia-sia, yaitu pada hal-hal yang tidak penting dan tidak memberikan nilai tambah. Organisasi dengan “ clarity” berarti memiliki kejelasan: pemimpinnya tahu apa yang harus dikerjakan, dan kapan hal itu harus diselesaikan. Demikian pula bawahan-bawahannya.
Tips 10 : Cara Menulis / Berkomunikasi yang jelas ( Clear Writing )
Ribuan tahun setelah manusia mengenal bahasa dan bangsa-bangsa mulai saling berkomunikasi dengan intens, manusia mulai berbicara dengan bahasa yang kompleks. Berikut adalah 10 cara yang disarankan oleh Robert Gunnring, penemu Gunnring Fog Index, untuk menulis yang jelas :
1. Biasakan menulis dengan kalimat-kalimat pendek. Hindari kalimat panjang yang beranak-pinak (anak-anak kalimat).
2. Gunakan dan pilih kata-kata yang sederhana dan dimengerti khalayak anda. Hindari kata-kata teknis yang hanya dimengerti kalangan terbatas.
3. Gunakan kata-kata yang ”familiar” atau biasa dipakai awam.
4. Buang dan hindari kalimat-kalimat yang tidak perlu.
5. Berikan tindakan dalam kata kerja yang anda pakai.
6. Tulis seperti anda berbicara (gunakan bahasa percakapan).
7. Gunakan istilah-istilah yang dapat dikhayalkan oleh pembaca anda.
8. Rangkaikan dengan pengalaman pembaca anda.
9. Gunakan beberapa variasi.
10. Tulis untuk berekspresi, bukan mengimpresi.
Organisasi yang kompleks perlu berbenah diri. Pembenahan dilakukan agar SDM bisa bekerja lebih fokus, lebih berkualitas tentang hal-hal yang penting. Dengan demikianlah maka bisa diciptakan inovasi, dan perusahaan siap menjadi pemimpin besar.
Di dunia bisnis, desain yang lebih simple telah membantu para eksekutif mengadopsi strategi yang simple. Hasilnya, tingkat keuntungan yang diperoleh bertambah luar biasa dan kenaikan harga saham di atas harga rata-rata pasar dalam usaha sejenis.
Bagi Collins (2001), pemimin-pimimpin bisnis yang berpikir sederhana itu diibaratkan sebagai penganut strategi landak. Sedangkan, sebagian besar pemimpin bisnis lainnya justru menganut strategi agresif yang disebutnya sebagai strategi serigala. Serigala memang cerdik dan banyak akalnya, tetapi cara bekerjanya sangat kompleks. Serigala menganut banyak strategi dan banyak melakukan hal yang sia-sia.
Sebaliknya, landak hanya memakai satu strategi. Ia tahu apa yang harus dilakukan dan apa yang seharusnya tidak. Itulah landak, bergerak cepat karena tak banyak yang dipikirkan. Bergerak mudah karena tak banyak beban. Efisien karena tak banyak variasi.
Sampai disini hampir semua orang setuju betapa pentingnya berpikir dan berkomunikasi dengan jernih dan jelas. Tetapi dalam praktiknya, manusia menemui banyak hambatan dan kesulitan. Orang-orang yang berpikir dan bertindak sederhana akan menuai sejumlah kritik. Kritik-kritik ini bisa mengurangi keyakinan anda untuk berkomunikasi dengan sederhana. Kritik-kritik itu antara lain sebagai berikut :
Anda akan disebut Simplisistik. Adalah penghalusan dari kata “tidak pandai” atau “bodoh”. Mereka bisa saja mengatakan bahwa anda benar-benar simple, pengetahuan terbatas, kurang wawasan dan sebagainya.
Anda dinilai kurang mengerti. Sebagian orang beranggapan bahwa masalah yang dihadapi begitu kompleks sehingga membutuhkan pemecahan yang kompleks.
Anda akan dicap “malas”. Kata “malas” bukanlah berarti malas secara fisik (seperti enggan bangun pagi atau mengerjakan tugas) melainkan “malas berpikir”.
Nilai-Nilai Kecepatan
Perubahan erat hubungannya dengan kecepatan. Perubahan yang lambat bisa tidak memberikan arti apa-apa bila ia telah kehilangan momentum. Jadi, perubahan memerlukan tingkat kecepatan untuk merespon. Contohnya, Produsen-produsen otomotif telah memperpendek masa pengembangan desain mobil baru dari 6 tahun menjadi 4 tahun dan sekarang 2 tahun.
Unsur-Unsur Kecepatan
Kecepatan bukan semata-mata urusan gerak dan bertindak, melainkan melibatkan berbagai hal, yaitu akses, kecepatan berpikir, kecepatan memutuskan, bingkai eksekutif, kecepatan bertindak, antisipatif, kerja sama team, dan teknologi.
1. Pentingnya akses
Persaingan abad ini ditandai dengan terbukanya akses bagi siapa saja untuk memperoleh apa saja secara bebas. Sesuatu yang dulu dibuat eksklusif hanya untuk satu perusahaan, saat ini bisa digunakan untuk perusahaan yang lainnya juga. Banyak juga pelayanan-pelayanan untuk masyarakat yang saat ini dapat diakses begitu cepat lewat teknologi informasi dari mana saja.
2. Berpikir cepat
Manusia sekarang dituntut untuk dapat berpikir cepat. Berpikir cepat artinya fokus pada hal-hal pokok dan mampu merespon dengan cepat. Hal ini akan mampu dilakukan apabila seseorang telah terbiasa berpikir cepat, familiar dengan data dan masalah, serta didukung tenaga ahli yang mampu berpikir sederhana dan cepat pula.
3. Pengambilan keputusan yang cepat
Pengalaman empiris menunjukan bahwa orang-orang yang sekolahnya hebat belum tentu memiliki kemampuan manajerial yang hebat pula. Ada banyak faktor yang membuat seseorang menjadi lambat atau ragu-ragu dalam mengambil keputusan, yaitu pembelajaran yang lambat, tidak kenal masalah, conflict of interest, posisi yang dimiliki adalan hasil kompromi, prosedur yang menghambat, team yang lemah, dan persepsi terhadap resiko.
Tips Untuk Mengambil Keputusan Cepat :
1. Dalam setiap kondisi apapun, yakinkan diri anda bahwa suatu keputusan harus diambil. Selalu ada risiko dalam hidup ini, dan masa depan adalah milik mereka yang berani menghadapi persoalan dengan gagah, ketimbang mereka yang lari dan bergerilya di belakang.
2. Biasakan dekat dengan masalah. Para filsuf sudah sejak dahulu kala menunjukkan bahwa masalah selalu memberikan arti bagi kehidupan.
3. Selalu bedakan antara orang yang mempunyai masalah (who has a big problem) dengan orang yang membuat masalah menjadi besar (who makes problem big).
4. Kebanyakan kita sering berteriak punya masalah besar atau menuding orang lain mempunyai masalah besar. Yang benar adalah anda telah bereaksi salah terhadap suatu masalah. Dengan demikian, anda telah membuat sebuah masalah “menjadi besar”.
5. Cepat selesaikan suatu masalah sebelum itu tumbuh menjadi besar, menyebar kemana-mana, dan menjadi musibah.
6. Identifikasi masalah dengan cepat. Gunakan system dan orang-orang yang dapat mengajari anda.
7. Terlibat dalam proses. Cobalah terlibat dan benamkan diri anda dalam suatu kegiatan. Dengan berada di tengah-tengah mereka, anda akan menjadi lebih mengerti dan lebih mudah/ berani membuat keputusan.
8. Berpikir positif. Yang perlu anda lakukan terhadap suatu masalah adalah mengubah cara pandang atau titik perspektif di mana anda melihat suatu masalah tertentu. Dengan berpikir positif, anda bisa merasakan suasana yang berbeda.
9. Biasakan membuat rencana tindakan (action plan). Rencana tentu saja tidak berdiri sendiri. Sebuah rencana yang baik membutuhkan rencana-rencana tindakan yang dilengkapi dengan pengendalian dan back-up system.
Berani
Leadership sebenarnya berhubungan erat dengan keberanian. Pada denyut nadi kepemimpinan mengalir darah-darah keteladanan, kepedulian, dan pengorbanan. Tanpa pengorbanan, kepemimpinan kehilangan makna. Maka dibutuhkan keberanian untuk menunjukkan bahwa anda peduli. Karena tanpa kepedulian itu, orang tidak akan peduli pula dengan kepemimpinan anda. Dalam bahasa Inggris dikenal istilah courage (berani) dan encouragement (pengorbanan semangat).
4. Bingkai Eksekutif
Keberanian seorang eksekutif dalam mengambil keputusan tentu saja berhubungan dengan personality masing-masing melalui proses panjang yang dibentuk dari lingkungan di mana ia berada, di samping selera pribadi yang bersangkutan.
Green (1999) memperkenalkan adanya empat jenis personality profile yang sangat mewarnai proses pengambilan keputusan seorang eksekutif. Di sini kita menyebutnya sebagai bingkai eksekutif, karena masing-masing eksekutif membingkai dirinya sendiri menjadi semacam penjara dalam belief (kepercayaan)-nya masing-masing. Ada 4 jenis bingkai eksekutif, yaitu :
a. Tipe Headline (D)
Adalah eksekutif dengan kepemimpinan kuat, tetapi emosinya sangat dikendalikan. Mereka cenderung independent, bergairah tinggi (energetic), tegas, dan sibuk. Mereka lebih mementingkan hasil daripada ide/ gagasan. Mereka lebih mudah mengambil keputusan kalau anda bisa menunjukkan pilihan-pilihan yang luas sehingga ia bisa memilih dan anda mampu menjelaskannya secara singkat dan tegas.
b. Tipe Ilustrasi (e)
Ini adalah bingkai eksekutif paling ideal. Kepemimpinannya kuat dan ia bekerja dengan emosi, namun tidak eosional. Orang seperti ini cenderung kompetitif, dinamis, menarik, dan optimis. Mereka menyukai aktivitas sosial, pesta atau makan bersama, tidak terlalu ketat dengan jadwal, bahkan adakalanya agak terlambat memulai rapat. Mereka mengambil keputusan lebih didasarkan pada pemikiran bersama, semangat diskusi, pemikiran-pemikiran kreatif yang redikal, inovatif, dramatis, dan menyenangkan. “Suasana”, bagi mereka, jauh lebih berpengaruh dalam pengambilan keputusan ketimbang hasil yang dijanjikan. Maka bantulah orang tipe ini dengan suasana yang menyenangkan untuk mempercepat proses pengambilan keputusannya.
c. Tipe Logo (O)
Ini adalah bingkai eksekutif yang kepemimpinannya lemah, tetapi emosinya lepas. Mereka menghargai consensus, tetapi sayangnya enggan mengambil keputusan. Mereka lebih mengutamakan persamaan, hubungan kolegialitas, dan kekeluargaan. Mereka sangat hafal nama orang-orang dan banyak bercerita tentang keluarga. Karena bingkai kepribadiannya yang demikian maka untuk mendorong agar orang ini mau mengambil keputusan diperlukan teknik yang pas. Anda harus menunjukkan support, kebersamaan, bebas dari konflik atau benturan dengan orang-orang lain, dan kurangi rasa cemas yang bersangkutan.
d. Tipe Analis ()
Ini adalah tipe yang telemah. Kepemimpinannya lemah dan emosinya sangat dikendalikan. Mereka cenderung kaku, banyak berpikir, dan kadang lamban. Meja mereka bersih, barang dan buku-buku atau file tertata rapi. Mereka memang tidak bisa dipaksa cepat-cepat mengambil keputusan karena sangat berhati-hati. Mereka membutuhkan detail bersama-sama dengan analisis implementasinya.
5. Kecepatan Bertindak
Tindakan seseorang mencerminkan diri orang tersebut yang sesungguhnya: apakah sebagai pembuat masalah (menjadi besar), pemecah masalah, atau sekaligus pengusir masalah? Pengusir masalah adalah seorang eksekutor, seseorang yang berorientasi pada tindakan (action).
Kecepatan bertindak pemimpin perubahan sangat ditentukan oleh medan yang dihadapi masing-masing. Redwood, Goldwarset, dan Street (2001) membagi tindakan (action path) ke dalam empat kategori S dengan mengibaratkan dunia sebagai pertandingan atletik.
· Sprint. Adalah action yang diambil pemimpin jika waktu yang dimiliki sangat pendek, kompetisi tinggi, dan tidak mengahadapi banyak rintangan.
· Lompat (Lari) Rintangan. Pemimpin dituntut bekerja cepat, tetapi dibutuhkan lebih dari sekadar cepat, yaitu kehati-hatian, dan kebiasaan melompat dengan cermat, penuh perhitungan
· Dasalomba. Pemimpin memiliki cukup waktu dan harus memiliki skill, kemampuan dan daya tahan kerja yang baik sebab kondisi akan selalu berubah serta diharapkan visioner.
· Marathon. Kondisi yang dihadapi pemimpin lebih banyak memakan waktu yang lama dan butuh timing yang tepat sehingga dapat digunakan untuk menambah pengalaman dan tidak tergesa-gesa mengejar suatu tujuan, lebih cocok bagi pemimpin muda.
Dalam bertindak, pemimpin tidak punya banya pilihan bebas, karena harus disesuaikan dengan medan yang dihadapi. Semua aktor perubahan harus tahu betul berapa lama waktu yang tersedia baginya untuk mengubah sesuatu dan seberapa banyak rintangan yang dihadapinya.
6. Disiplin Diri
Para pelaku perubahan (change makers) memiliki sesuatu yang tidak banyak dimiliki orang lain, yaitu self-discipline (disiplin diri), bahwa sebelum memimpin orang lain mereka harus mampu mengendalikan dirinya lebih dahulu.
7. Antisipatif
Manusia yang cinta perubahan berorientasi ke masa depan, mereka menggunakan memory masa depan dan belajar dari hari esok (de Geus, 1997). Manusia-manusia ini bersifat antisipasif, menarik keadaan yang diimpikan pada hari esok menjadi hari ini. Mereka sudah bisa membayangkan apa yang akan terjadi di hari esok hari dengan visi mereka. Mereka membuat persiapan sungguh-sungguh untuk menghadapi hari esok.
8. Kerja Sama Team
Kita tidak dapat bergerak cepat kecuali kita memiliki the winning team yang juga beorientasi pada nilai-nilai kecepatan.
Tips Untuk Membentuk The Winning Taem :
1. Jangan terlalu ambisius dengan membentuk sebuah superteam. Superteam terdiri dari orang yang super hebat. Ketika memilih, pilihlah orang yang mau bekerja sama, mau memberikan kontribusi yang saling melengkapi, dan mempunyai komitmen yang kuat.
2. Rekrut orang-orang yang komit terhadap kesempurnaan, memiliki standar yang tinggi, memperhatikan detail, dan action oriented. Carilah orang-orang yang punya orientasi pada ketelitian dan komitmen tinggi pada kesempurnaan tinggi, bulan yang sudah sempurna.
3. Berikan standar atau ketentuan-ketentuan yang jelas.
4. Harapkan yang terbaik.
5. Kuncinya adalah komunikasi. Jangan mengisolasi diri satu sama lain, sesama anggota team harus saling mengenal satu sama lain agar team semakin baik bekerja.
6. Berikan perhatian. Pemimpin dapat memberikan semangat kerja team dengan memberikan kepercayaan dan mengunjungi team-nya.
7. Personalisasikan penghargaan. Anggota team bukanlah sekedar angka, melainkan kumpulan personal yang harus diberikan penghargaan.
8. Berikan penghargaan team. (jangan berikan penghargaan individu).
9. Berikan sentuhan “cross border“. Sebuah team tidak bekerja secara vakum atau terisolasi dengan team lainnya.
10. Rayakan bersama, setelah berhasil mencapai hasil tertentu.
11. Jangan pernah membubarkan “ the winning team“. Sekali ia terbentuk, harus memupuknya dan memperkuatnya.
9. Memanfaatkan Teknologi
Teknologi informasi membuat benda-benda menjadi lebih cerdas, bekerja sendiri, dan menimbulkan dampak kematian bagi jarak, waktu, antrean, dan dunia keperantaraan. Konsumen atau rakyat dapat langsung berhubungan dengan produsen atau pemimpin mereka tanpa batasan protokoler.
Ottis Elevator, pembuat lift untuk gedung-gedung tinggi menawarkan jasa antisipasi untuk perawatan lift-lift yang mereka jual. Setiap mesin yang ditempatkan di gedung-gedung tinggi dilengkapi dengan program yang dapat mengirim sinyal lewat gelombang internet ke kantor pusat Ottis. Alat ini bisa mendeteksi segala gangguan yang bakal muncul dalam waktu dekat, sehingga dapat ditanggulangi sebelum kejadian itu terjadi.
Teknologi tentu saja mampu mengubah kebiasaan-kebiasaan lama dan menuntut cara kerja yang baru. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu strategi perubahan agar manusia siap berperilaku sesuai dengan tuntutan kecepatan.
PENUTUP
Setiap pemimpin tidak boleh sekedar bekerja saja atau sekedar melanjutkan yang sudah dirintis oleh para pendahulunya, ia juga harus melakukan bongkar mesin, mengganti beberapa komponen, memperbaruinya, dll. Penggantian posisi merupakan awal yang bagus bagi pimpinan untuk melakukan suatu penyegaran atau bahkan perubahan haluan. Ada beberapa alasan mengapa mesin organisasi tidak dapat bergerak cepat :
Ø Manusia-manusia Lambat. Berdasarkan kebiasaan dan perilaku, mereka tidak bisa bekerja cepat dan tidak ada yang menyemangati untuk bisa bekerja cepat.
Ø Desain Organisasi yang Kompleks. Hal ini bisa melumpuhkan gerak orang, baik kreativitas maupun kecepatan geraknya.
Ø Office Politics. Kultur organisasi suatu ketika dapat menjadi sangat menyulitkan, dalam suasana yang berubah manusianya bisa saja enggan mengubahnya. Office Politics menghancurkan kerja sama team.
Ø Peraturan-peraturan yang Menyulitkan. Teknologi berubah, pasar berubah, tapi peraturan tidak berubah. Akibatnya, orang-orang baru yang diharapkan membawa perubahan ikut terbawa arus menjadi lambat, tampak cepat tua, dan tidak bisa mengadopsi perubahan.
Ø Tidak Ada Kapasitas Belajar. Orang-orang yang tak memiliki kapasitas untuk belajar cenderung enggan berubah dan enggan untuk bekerja lebih cepat.
1. Orang-orang Pintar Berfikir Simpel
Sebagian orang berfikir, kalau ia mau dinilai cerdas maka ia harus bisa menyajikan susuatu secara kompleks dengan menyampaikan hal-hal yang sulit dimengerti orang lain. Sikap seperti ini tentu tidak sepenuhnya benar. Kalau ini dibiarkan berlangsung terus menerus, organisasi akan lambat bergerak dan berubah menjadi kompleks. Orang akan takut mengambil keputusan, sulit melihat sesuatu dengan jelas, yang ditandai dengan penambahan keruwetan.
2. Simplisitas dan Upaya Menciptakan Keunggulan Daya Saing
Tentu saja simplisitas selalu mengundang ujian. Para penganutnya sering dituding sebagai “simplistic” alias tidak cerdas, atau terlalu simple. “ Mereka kurang elagan, mengabaikan citra, dan terlalu mengutamakan pasar,” demikian kritik dari kalangan penganut kompleksitas.
Gejala kekuatan simplisitas sekarang merebak kemana-mana, karena diyakini simplisitas merupakan alat yang penting untuk memperoleh posisi daya saing. Jensen (2000) percaya bahwa “simplisitas selalu dapat membantu manusia bekerja lebih cerdas (smart working).
Jensen (2000) menjelaskan pemikirannya, bagaimana simplicity lebih mepermudah pelaku-pelaku usaha dan para eksekutif melekukan perubahan.
Manusia dapat melakukan navigasi lebih mudah bila dapat bersaing dengan “clarity”. Clarity berarti kejernihan, yaitu kejelasan dalam berbagai hal. Banyak eksekutif yang tidak bekerja dengan “clarity”. Padahal ia harus melakukan pekerjaan bersama-sama dengan orang lain (getting things done though others). Ketika bekerja sama, seseorang harus bisa menunjukkan dengan jelas apa yang harus dikerjakan, dan sebaliknya, yang diajak bekerja sama harus mengerti apa-apa saja yang harus dikerjakan. Celakanya, banyak orang gagal memfokuskan tindakannya pada the right thing. Akibatnya, ia menghabiskan banyak waktu secara sia-sia, yaitu pada hal-hal yang tidak penting dan tidak memberikan nilai tambah. Organisasi dengan “ clarity” berarti memiliki kejelasan: pemimpinnya tahu apa yang harus dikerjakan, dan kapan hal itu harus diselesaikan. Demikian pula bawahan-bawahannya.
Tips 10 : Cara Menulis / Berkomunikasi yang jelas ( Clear Writing )
Ribuan tahun setelah manusia mengenal bahasa dan bangsa-bangsa mulai saling berkomunikasi dengan intens, manusia mulai berbicara dengan bahasa yang kompleks. Berikut adalah 10 cara yang disarankan oleh Robert Gunnring, penemu Gunnring Fog Index, untuk menulis yang jelas :
1. Biasakan menulis dengan kalimat-kalimat pendek. Hindari kalimat panjang yang beranak-pinak (anak-anak kalimat).
2. Gunakan dan pilih kata-kata yang sederhana dan dimengerti khalayak anda. Hindari kata-kata teknis yang hanya dimengerti kalangan terbatas.
3. Gunakan kata-kata yang ”familiar” atau biasa dipakai awam.
4. Buang dan hindari kalimat-kalimat yang tidak perlu.
5. Berikan tindakan dalam kata kerja yang anda pakai.
6. Tulis seperti anda berbicara (gunakan bahasa percakapan).
7. Gunakan istilah-istilah yang dapat dikhayalkan oleh pembaca anda.
8. Rangkaikan dengan pengalaman pembaca anda.
9. Gunakan beberapa variasi.
10. Tulis untuk berekspresi, bukan mengimpresi.
Organisasi yang kompleks perlu berbenah diri. Pembenahan dilakukan agar SDM bisa bekerja lebih fokus, lebih berkualitas tentang hal-hal yang penting. Dengan demikianlah maka bisa diciptakan inovasi, dan perusahaan siap menjadi pemimpin besar.
Di dunia bisnis, desain yang lebih simple telah membantu para eksekutif mengadopsi strategi yang simple. Hasilnya, tingkat keuntungan yang diperoleh bertambah luar biasa dan kenaikan harga saham di atas harga rata-rata pasar dalam usaha sejenis.
Bagi Collins (2001), pemimin-pimimpin bisnis yang berpikir sederhana itu diibaratkan sebagai penganut strategi landak. Sedangkan, sebagian besar pemimpin bisnis lainnya justru menganut strategi agresif yang disebutnya sebagai strategi serigala. Serigala memang cerdik dan banyak akalnya, tetapi cara bekerjanya sangat kompleks. Serigala menganut banyak strategi dan banyak melakukan hal yang sia-sia.
Sebaliknya, landak hanya memakai satu strategi. Ia tahu apa yang harus dilakukan dan apa yang seharusnya tidak. Itulah landak, bergerak cepat karena tak banyak yang dipikirkan. Bergerak mudah karena tak banyak beban. Efisien karena tak banyak variasi.
Sampai disini hampir semua orang setuju betapa pentingnya berpikir dan berkomunikasi dengan jernih dan jelas. Tetapi dalam praktiknya, manusia menemui banyak hambatan dan kesulitan. Orang-orang yang berpikir dan bertindak sederhana akan menuai sejumlah kritik. Kritik-kritik ini bisa mengurangi keyakinan anda untuk berkomunikasi dengan sederhana. Kritik-kritik itu antara lain sebagai berikut :
Anda akan disebut Simplisistik. Adalah penghalusan dari kata “tidak pandai” atau “bodoh”. Mereka bisa saja mengatakan bahwa anda benar-benar simple, pengetahuan terbatas, kurang wawasan dan sebagainya.
Anda dinilai kurang mengerti. Sebagian orang beranggapan bahwa masalah yang dihadapi begitu kompleks sehingga membutuhkan pemecahan yang kompleks.
Anda akan dicap “malas”. Kata “malas” bukanlah berarti malas secara fisik (seperti enggan bangun pagi atau mengerjakan tugas) melainkan “malas berpikir”.
Nilai-Nilai Kecepatan
Perubahan erat hubungannya dengan kecepatan. Perubahan yang lambat bisa tidak memberikan arti apa-apa bila ia telah kehilangan momentum. Jadi, perubahan memerlukan tingkat kecepatan untuk merespon. Contohnya, Produsen-produsen otomotif telah memperpendek masa pengembangan desain mobil baru dari 6 tahun menjadi 4 tahun dan sekarang 2 tahun.
Unsur-Unsur Kecepatan
Kecepatan bukan semata-mata urusan gerak dan bertindak, melainkan melibatkan berbagai hal, yaitu akses, kecepatan berpikir, kecepatan memutuskan, bingkai eksekutif, kecepatan bertindak, antisipatif, kerja sama team, dan teknologi.
1. Pentingnya akses
Persaingan abad ini ditandai dengan terbukanya akses bagi siapa saja untuk memperoleh apa saja secara bebas. Sesuatu yang dulu dibuat eksklusif hanya untuk satu perusahaan, saat ini bisa digunakan untuk perusahaan yang lainnya juga. Banyak juga pelayanan-pelayanan untuk masyarakat yang saat ini dapat diakses begitu cepat lewat teknologi informasi dari mana saja.
2. Berpikir cepat
Manusia sekarang dituntut untuk dapat berpikir cepat. Berpikir cepat artinya fokus pada hal-hal pokok dan mampu merespon dengan cepat. Hal ini akan mampu dilakukan apabila seseorang telah terbiasa berpikir cepat, familiar dengan data dan masalah, serta didukung tenaga ahli yang mampu berpikir sederhana dan cepat pula.
3. Pengambilan keputusan yang cepat
Pengalaman empiris menunjukan bahwa orang-orang yang sekolahnya hebat belum tentu memiliki kemampuan manajerial yang hebat pula. Ada banyak faktor yang membuat seseorang menjadi lambat atau ragu-ragu dalam mengambil keputusan, yaitu pembelajaran yang lambat, tidak kenal masalah, conflict of interest, posisi yang dimiliki adalan hasil kompromi, prosedur yang menghambat, team yang lemah, dan persepsi terhadap resiko.
Tips Untuk Mengambil Keputusan Cepat :
1. Dalam setiap kondisi apapun, yakinkan diri anda bahwa suatu keputusan harus diambil. Selalu ada risiko dalam hidup ini, dan masa depan adalah milik mereka yang berani menghadapi persoalan dengan gagah, ketimbang mereka yang lari dan bergerilya di belakang.
2. Biasakan dekat dengan masalah. Para filsuf sudah sejak dahulu kala menunjukkan bahwa masalah selalu memberikan arti bagi kehidupan.
3. Selalu bedakan antara orang yang mempunyai masalah (who has a big problem) dengan orang yang membuat masalah menjadi besar (who makes problem big).
4. Kebanyakan kita sering berteriak punya masalah besar atau menuding orang lain mempunyai masalah besar. Yang benar adalah anda telah bereaksi salah terhadap suatu masalah. Dengan demikian, anda telah membuat sebuah masalah “menjadi besar”.
5. Cepat selesaikan suatu masalah sebelum itu tumbuh menjadi besar, menyebar kemana-mana, dan menjadi musibah.
6. Identifikasi masalah dengan cepat. Gunakan system dan orang-orang yang dapat mengajari anda.
7. Terlibat dalam proses. Cobalah terlibat dan benamkan diri anda dalam suatu kegiatan. Dengan berada di tengah-tengah mereka, anda akan menjadi lebih mengerti dan lebih mudah/ berani membuat keputusan.
8. Berpikir positif. Yang perlu anda lakukan terhadap suatu masalah adalah mengubah cara pandang atau titik perspektif di mana anda melihat suatu masalah tertentu. Dengan berpikir positif, anda bisa merasakan suasana yang berbeda.
9. Biasakan membuat rencana tindakan (action plan). Rencana tentu saja tidak berdiri sendiri. Sebuah rencana yang baik membutuhkan rencana-rencana tindakan yang dilengkapi dengan pengendalian dan back-up system.
Berani
Leadership sebenarnya berhubungan erat dengan keberanian. Pada denyut nadi kepemimpinan mengalir darah-darah keteladanan, kepedulian, dan pengorbanan. Tanpa pengorbanan, kepemimpinan kehilangan makna. Maka dibutuhkan keberanian untuk menunjukkan bahwa anda peduli. Karena tanpa kepedulian itu, orang tidak akan peduli pula dengan kepemimpinan anda. Dalam bahasa Inggris dikenal istilah courage (berani) dan encouragement (pengorbanan semangat).
4. Bingkai Eksekutif
Keberanian seorang eksekutif dalam mengambil keputusan tentu saja berhubungan dengan personality masing-masing melalui proses panjang yang dibentuk dari lingkungan di mana ia berada, di samping selera pribadi yang bersangkutan.
Green (1999) memperkenalkan adanya empat jenis personality profile yang sangat mewarnai proses pengambilan keputusan seorang eksekutif. Di sini kita menyebutnya sebagai bingkai eksekutif, karena masing-masing eksekutif membingkai dirinya sendiri menjadi semacam penjara dalam belief (kepercayaan)-nya masing-masing. Ada 4 jenis bingkai eksekutif, yaitu :
a. Tipe Headline (D)
Adalah eksekutif dengan kepemimpinan kuat, tetapi emosinya sangat dikendalikan. Mereka cenderung independent, bergairah tinggi (energetic), tegas, dan sibuk. Mereka lebih mementingkan hasil daripada ide/ gagasan. Mereka lebih mudah mengambil keputusan kalau anda bisa menunjukkan pilihan-pilihan yang luas sehingga ia bisa memilih dan anda mampu menjelaskannya secara singkat dan tegas.
b. Tipe Ilustrasi (e)
Ini adalah bingkai eksekutif paling ideal. Kepemimpinannya kuat dan ia bekerja dengan emosi, namun tidak eosional. Orang seperti ini cenderung kompetitif, dinamis, menarik, dan optimis. Mereka menyukai aktivitas sosial, pesta atau makan bersama, tidak terlalu ketat dengan jadwal, bahkan adakalanya agak terlambat memulai rapat. Mereka mengambil keputusan lebih didasarkan pada pemikiran bersama, semangat diskusi, pemikiran-pemikiran kreatif yang redikal, inovatif, dramatis, dan menyenangkan. “Suasana”, bagi mereka, jauh lebih berpengaruh dalam pengambilan keputusan ketimbang hasil yang dijanjikan. Maka bantulah orang tipe ini dengan suasana yang menyenangkan untuk mempercepat proses pengambilan keputusannya.
c. Tipe Logo (O)
Ini adalah bingkai eksekutif yang kepemimpinannya lemah, tetapi emosinya lepas. Mereka menghargai consensus, tetapi sayangnya enggan mengambil keputusan. Mereka lebih mengutamakan persamaan, hubungan kolegialitas, dan kekeluargaan. Mereka sangat hafal nama orang-orang dan banyak bercerita tentang keluarga. Karena bingkai kepribadiannya yang demikian maka untuk mendorong agar orang ini mau mengambil keputusan diperlukan teknik yang pas. Anda harus menunjukkan support, kebersamaan, bebas dari konflik atau benturan dengan orang-orang lain, dan kurangi rasa cemas yang bersangkutan.
d. Tipe Analis ()
Ini adalah tipe yang telemah. Kepemimpinannya lemah dan emosinya sangat dikendalikan. Mereka cenderung kaku, banyak berpikir, dan kadang lamban. Meja mereka bersih, barang dan buku-buku atau file tertata rapi. Mereka memang tidak bisa dipaksa cepat-cepat mengambil keputusan karena sangat berhati-hati. Mereka membutuhkan detail bersama-sama dengan analisis implementasinya.
5. Kecepatan Bertindak
Tindakan seseorang mencerminkan diri orang tersebut yang sesungguhnya: apakah sebagai pembuat masalah (menjadi besar), pemecah masalah, atau sekaligus pengusir masalah? Pengusir masalah adalah seorang eksekutor, seseorang yang berorientasi pada tindakan (action).
Kecepatan bertindak pemimpin perubahan sangat ditentukan oleh medan yang dihadapi masing-masing. Redwood, Goldwarset, dan Street (2001) membagi tindakan (action path) ke dalam empat kategori S dengan mengibaratkan dunia sebagai pertandingan atletik.
· Sprint. Adalah action yang diambil pemimpin jika waktu yang dimiliki sangat pendek, kompetisi tinggi, dan tidak mengahadapi banyak rintangan.
· Lompat (Lari) Rintangan. Pemimpin dituntut bekerja cepat, tetapi dibutuhkan lebih dari sekadar cepat, yaitu kehati-hatian, dan kebiasaan melompat dengan cermat, penuh perhitungan
· Dasalomba. Pemimpin memiliki cukup waktu dan harus memiliki skill, kemampuan dan daya tahan kerja yang baik sebab kondisi akan selalu berubah serta diharapkan visioner.
· Marathon. Kondisi yang dihadapi pemimpin lebih banyak memakan waktu yang lama dan butuh timing yang tepat sehingga dapat digunakan untuk menambah pengalaman dan tidak tergesa-gesa mengejar suatu tujuan, lebih cocok bagi pemimpin muda.
Dalam bertindak, pemimpin tidak punya banya pilihan bebas, karena harus disesuaikan dengan medan yang dihadapi. Semua aktor perubahan harus tahu betul berapa lama waktu yang tersedia baginya untuk mengubah sesuatu dan seberapa banyak rintangan yang dihadapinya.
6. Disiplin Diri
Para pelaku perubahan (change makers) memiliki sesuatu yang tidak banyak dimiliki orang lain, yaitu self-discipline (disiplin diri), bahwa sebelum memimpin orang lain mereka harus mampu mengendalikan dirinya lebih dahulu.
7. Antisipatif
Manusia yang cinta perubahan berorientasi ke masa depan, mereka menggunakan memory masa depan dan belajar dari hari esok (de Geus, 1997). Manusia-manusia ini bersifat antisipasif, menarik keadaan yang diimpikan pada hari esok menjadi hari ini. Mereka sudah bisa membayangkan apa yang akan terjadi di hari esok hari dengan visi mereka. Mereka membuat persiapan sungguh-sungguh untuk menghadapi hari esok.
8. Kerja Sama Team
Kita tidak dapat bergerak cepat kecuali kita memiliki the winning team yang juga beorientasi pada nilai-nilai kecepatan.
Tips Untuk Membentuk The Winning Taem :
1. Jangan terlalu ambisius dengan membentuk sebuah superteam. Superteam terdiri dari orang yang super hebat. Ketika memilih, pilihlah orang yang mau bekerja sama, mau memberikan kontribusi yang saling melengkapi, dan mempunyai komitmen yang kuat.
2. Rekrut orang-orang yang komit terhadap kesempurnaan, memiliki standar yang tinggi, memperhatikan detail, dan action oriented. Carilah orang-orang yang punya orientasi pada ketelitian dan komitmen tinggi pada kesempurnaan tinggi, bulan yang sudah sempurna.
3. Berikan standar atau ketentuan-ketentuan yang jelas.
4. Harapkan yang terbaik.
5. Kuncinya adalah komunikasi. Jangan mengisolasi diri satu sama lain, sesama anggota team harus saling mengenal satu sama lain agar team semakin baik bekerja.
6. Berikan perhatian. Pemimpin dapat memberikan semangat kerja team dengan memberikan kepercayaan dan mengunjungi team-nya.
7. Personalisasikan penghargaan. Anggota team bukanlah sekedar angka, melainkan kumpulan personal yang harus diberikan penghargaan.
8. Berikan penghargaan team. (jangan berikan penghargaan individu).
9. Berikan sentuhan “cross border“. Sebuah team tidak bekerja secara vakum atau terisolasi dengan team lainnya.
10. Rayakan bersama, setelah berhasil mencapai hasil tertentu.
11. Jangan pernah membubarkan “ the winning team“. Sekali ia terbentuk, harus memupuknya dan memperkuatnya.
9. Memanfaatkan Teknologi
Teknologi informasi membuat benda-benda menjadi lebih cerdas, bekerja sendiri, dan menimbulkan dampak kematian bagi jarak, waktu, antrean, dan dunia keperantaraan. Konsumen atau rakyat dapat langsung berhubungan dengan produsen atau pemimpin mereka tanpa batasan protokoler.
Ottis Elevator, pembuat lift untuk gedung-gedung tinggi menawarkan jasa antisipasi untuk perawatan lift-lift yang mereka jual. Setiap mesin yang ditempatkan di gedung-gedung tinggi dilengkapi dengan program yang dapat mengirim sinyal lewat gelombang internet ke kantor pusat Ottis. Alat ini bisa mendeteksi segala gangguan yang bakal muncul dalam waktu dekat, sehingga dapat ditanggulangi sebelum kejadian itu terjadi.
Teknologi tentu saja mampu mengubah kebiasaan-kebiasaan lama dan menuntut cara kerja yang baru. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu strategi perubahan agar manusia siap berperilaku sesuai dengan tuntutan kecepatan.
PENUTUP
Setiap pemimpin tidak boleh sekedar bekerja saja atau sekedar melanjutkan yang sudah dirintis oleh para pendahulunya, ia juga harus melakukan bongkar mesin, mengganti beberapa komponen, memperbaruinya, dll. Penggantian posisi merupakan awal yang bagus bagi pimpinan untuk melakukan suatu penyegaran atau bahkan perubahan haluan. Ada beberapa alasan mengapa mesin organisasi tidak dapat bergerak cepat :
Ø Manusia-manusia Lambat. Berdasarkan kebiasaan dan perilaku, mereka tidak bisa bekerja cepat dan tidak ada yang menyemangati untuk bisa bekerja cepat.
Ø Desain Organisasi yang Kompleks. Hal ini bisa melumpuhkan gerak orang, baik kreativitas maupun kecepatan geraknya.
Ø Office Politics. Kultur organisasi suatu ketika dapat menjadi sangat menyulitkan, dalam suasana yang berubah manusianya bisa saja enggan mengubahnya. Office Politics menghancurkan kerja sama team.
Ø Peraturan-peraturan yang Menyulitkan. Teknologi berubah, pasar berubah, tapi peraturan tidak berubah. Akibatnya, orang-orang baru yang diharapkan membawa perubahan ikut terbawa arus menjadi lambat, tampak cepat tua, dan tidak bisa mengadopsi perubahan.
Ø Tidak Ada Kapasitas Belajar. Orang-orang yang tak memiliki kapasitas untuk belajar cenderung enggan berubah dan enggan untuk bekerja lebih cepat.
Langganan:
Postingan (Atom)
